業務ダッシュボード
18部署横断の「すき間業務」自動化状況 / 親会社管理の基幹システムには書き込まず参照のみ
本日受信 FAX/PDF
336件
昨日比 +18%
AI自動取込率
94.3%
導入前 41% → 改善
重発注 自動書込
1,247件
今月累計
工数削減
428h / 月
18部署合計
要人手レビュー
19件
残5.7%
ハイブリッド連携フロー（n8n × 既存RPA × 基幹システム）
n8n すき間レーン（弊社構築・新規）
FAX/PDF
受信フック
受信フック
AI-OCR
マルチモーダル
マルチモーダル
商品マスタ
照合 RAG
照合 RAG
定価/決定納入価
自動算出
自動算出
重発注
書込
書込
既存RPA + 基幹システム（親会社管理・不可侵）
既存RPA
(WinActor等)
(WinActor等)
HD基幹
システム
システム
在庫DB
(参照のみ)
(参照のみ)
顧客マスタ
(参照のみ)
(参照のみ)
業務完結
無改修
無改修
新規n8nレーン（弊社）
既存資産（不可侵・参照のみ）
業務完結
部署別 自動取込率（直近30日）
リアルタイムアクティビティ
18部署 稼働状況スナップショット
FAX/PDF 受信トレイ
メーカー・病院・クリニックからの受発注書類をAIが自動仕分け中
本日の受信 12 件未処理
FAX 247
PDF 89
処理済 324
AI-OCR 商品マスタ照合
非定型FAX/PDF → 構造化抽出 → 商品マスタファジーマッチ → 価格決定 まで一気通貫
受信FAX（原本イメージ）
━━━ 注文書 ━━━
発信元：○○大学医学部附属病院 検査部
担当：田○ ○子 様 / 内線 4823
発信日：2026/5/18
──────────────────
株式会社片岡 御中
下記の通り発注致します。納期厳守でお願いします。
至 急
───── 明 細 ─────
1. ｴﾀﾉｰﾙ(99.5) 関東化学 500ml × 24本
ｶﾀﾛｸﾞNo. 14033-00 → ｺﾞﾑ栓品でお願い
2. HbA1c試薬ｷｯﾄ 富士ﾌｲﾙﾑ和光 1ｾｯﾄ
※前回と同じｸﾞﾚｰﾄﾞ（手書き）
3. ﾋﾟﾍﾟｯﾄﾁｯﾌﾟ 200ul ﾗｯｸ入 50ﾗｯｸ
4. リン酸緩衝液 PBS pH7.4 1L × 6本
──────────────────
納入希望：5/20 AM中 [手書き：午前必着]
送り先：検査部 試薬保管庫 直送
※印影部分・手書き判読困難箇所はAI補完済
AI-OCR 抽出結果
GPT-4o Vision + 試薬辞書RAG
発注元
○○大学医学部附属病院 検査部 98%
担当者
田○ ○子 様 / 内線 4823 95%
納入希望
2026/5/20 AM必着 87% 至急
送付先
検査部 試薬保管庫 直送 94%
明細件数
4 行 全件マスタヒット
明細①: 「エタノール(99.5)関東化学 500ml × 24本」 → 商品マスタ照合
3候補抽出
エタノール (99.5) 特級 / 関東化学
カタログNo. 14033-00 / JAN 4-987036-140330 / 500ml × 24 / ゴム栓品
在庫 84
即納可
98.7
エタノール (99.5) 1級 / 関東化学
カタログNo. 14034-00 / 500ml × 24 / 通常栓
在庫 12
即納可
73.2
エタノール (99.5) 試薬特級 / 富士フイルム和光
カタログNo. 057-00451 / 500ml × 24
在庫 36
2日
68.1
AIの判断根拠：手書き「ゴム栓品でお願い」とカタログNo. 14033-00 が両方一致 / 過去○○病院検査部の発注履歴42回中38回で同一カタログ番号 / メーカー指名一致
価格決定エンジン
明細①の自動算出結果
メーカー定価 (税抜)
¥3,840
仕切価格（メーカー → 弊社） 関東化学 区分A
¥2,304
病院契約掛率 大学病院 / 年間契約 / Vol.Rebate枠内
×0.88
数量割 24本ロット
×0.97
決定納入価 (税抜) / 本
¥3,280
明細① 小計 (24本)
¥78,720
適用ルール根拠：顧客マスタ参照（HD基幹）→ 大学病院区分／年間契約有 / 過去同型番納入実績 42 回・平均掛率0.88 / Vol.Rebate累計 ¥3.4M（年枠内）
全明細サマリ（4行） / 重発注プレビュー
| # | 抽出名 (FAX) | マスタ照合品 | カタログNo | 数量 | 定価 | 決定納入価 | 小計 | 信頼度 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | エタノール(99.5)関東化学 | エタノール(99.5)特級 | 14033-00 | 24 | ¥3,840 | ¥3,280 | ¥78,720 | 98.7 |
| 2 | HbA1c試薬キット 富士ﾌｲﾙﾑ和光 | HbA1cデタミナーL HbA1c 90T | 293-78101 | 1 | ¥48,000 | ¥38,400 | ¥38,400 | 94.2 |
| 3 | ピペットチップ 200ul ラック入 | ピペットチップ 200μl ラック (Eppendorf) | 0030073.460 | 50 | ¥2,800 | ¥2,184 | ¥109,200 | 96.4 |
| 4 | リン酸緩衝液 PBS pH7.4 1L | PBS リン酸緩衝生理食塩水 pH7.4 1L | 163-25265 | 6 | ¥1,980 | ¥1,584 | ¥9,504 | 99.1 |
| 合計（税抜） | ¥235,824 | 全件OK | ||||||
n8n ワークフロー
既存RPA + 基幹システムには触れず、すき間処理だけをn8nで補完
稼働中のすき間ワークフロー（部署別）
| 名称 | 担当部署 | トリガー | 外部接続 | 本日実行 | 成功率 | 状態 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| FAX注文書 → 重発注書込 | 検査試薬部 | FAX受信 / メール添付 | AI-OCR・商品マスタRAG・重発注API | 87 | 96.5% | 稼働中 | |
| メーカー仕切PDF → 価格マスタ反映 | 仕入管理部 | 月次PDF添付 | PDF Parser・価格マスタ | 12 | 100% | 稼働中 | |
| 医療機関個別要望書 → CRM起票 | 営業1課・2課 | FAX / メール | AI-OCR・LLM分類・Salesforce | 42 | 93.1% | 稼働中 | |
| 分析機器メンテ通知 → 顧客自動連絡 | 機器サービス部 | メーカー通知メール | LLM 文面生成・メール送信 | 7 | 100% | 稼働中 | |
| 毒劇物管理表 自動更新 | 薬事・品証 | 納品ログ | 社内DB・PDF生成 | 23 | 99.0% | 稼働中 | |
| 治験用試薬 ロット管理通知 | 研究機関営業部 | 納品ログ・有効期限DB | LLM・メール・PDF | 5 | 100% | 検証中 |
RPA × n8n 負荷バランス（直近24h）
n8n稼働後：RPAの実行件数が 1,824 → 612件 に低減（-66%）。RPA頭打ち時のキューイング待ちと処理重さ問題が解消。
重発注システム 連携結果
n8nレーン→重発注システムへの自動書込履歴
書込成功 (本日)
87件
確認待ち
12件
書込エラー
3件
本日確定金額
8.42M円
自動書込履歴
| 受発注ID | 発注元 | 明細数 | 金額 | n8n処理 | 重発注書込 | 時刻 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R-26051847 | ○○大学医学部附属病院 検査部 | 4 | ¥235,824 | 完了 | 書込済 | 14:21 |
| R-26051846 | ○○記念医療センター 薬剤部 | 2 | ¥84,600 | 完了 | 書込済 | 14:18 |
| R-26051845 | ○○クリニック (内科) | 7 | ¥38,420 | 完了 | 書込済 | 14:12 |
| R-26051844 | ○○総合病院 検査科 | 3 | ¥156,200 | 要レビュー | 保留 | 14:08 |
| R-26051843 | ○○大学病院 研究センター | 12 | ¥1,284,000 | 完了 | 書込済 | 14:02 |
| R-26051842 | ○○ペインクリニック | 1 | ¥4,800 | 完了 | エラー | 13:55 |
| R-26051841 | ○○医療センター 中央検査部 | 5 | ¥318,200 | 完了 | 書込済 | 13:48 |
商品マスタ（試薬・分析機器 統合カタログ）
カタログを引かなくてもAIが自動で型番特定。28メーカー・約12万SKU を集約
商品検索
| カタログNo | 商品名 | メーカー | 規格 | 定価 | 仕切 | 在庫 | 納期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14033-00 | エタノール (99.5) 特級 | 関東化学 | 500ml × 24 / ゴム栓 | ¥3,840 | ¥2,304 | 84 | 即納 |
| 14034-00 | エタノール (99.5) 1級 | 関東化学 | 500ml × 24 | ¥3,200 | ¥1,920 | 12 | 即納 |
| 293-78101 | HbA1cデタミナーL HbA1c 90T | 富士フイルム和光純薬 | 90テスト | ¥48,000 | ¥28,800 | 8 | 2日 |
| 163-25265 | PBS リン酸緩衝生理食塩水 pH7.4 | 富士フイルム和光純薬 | 1L | ¥1,980 | ¥1,188 | 42 | 即納 |
| 0030073.460 | ピペットチップ 200μl ラック | Eppendorf | 96本×10ラック | ¥2,800 | ¥1,680 | 160 | 即納 |
| 043-07216 | ジメチルスルホキシド (DMSO) 特級 | 富士フイルム和光純薬 | 500ml | ¥4,200 | ¥2,520 | 28 | 即納 |
| 25183-2B | メタノール HPLC用 | 関東化学 | 4L | ¥5,400 | ¥3,240 | 36 | 即納 |
| LC-2030C | HPLC装置 Prominence-i (本体) | 島津製作所 | システム一式 | ¥6,800,000 | ¥5,440,000 | 受注生産 | 3週 |
価格決定ルール
定価 → 仕切 → 顧客掛率 → 数量割 → Vol.Rebate枠 → 決定納入価 の自動算出ロジック
顧客区分別 標準掛率テーブル
| 顧客区分 | 代表例 | 標準掛率 | Vol.Rebate | 適用ルール |
|---|---|---|---|---|
| 大学病院（年間契約） | ○○大学医学部附属病院 等 18施設 | ×0.88 | 年枠 5M円 | AI推定 + 過去履歴 42回 |
| 総合病院（300床以上） | ○○医療センター 等 47施設 | ×0.85 | 年枠 3M円 | AI推定 + 契約区分 |
| 診療所・クリニック | ○○クリニック 等 1,840施設 | ×0.78 | なし | 標準 |
| 大学・研究機関 | ○○大学研究センター 等 | ×0.82 | 年枠 2M円 | AI推定 + 治験区分 |
| スポット・新規 | 新規開拓先 | ×0.92 | なし | 初回標準 |
数量割・特殊ルール
数量割（試薬類）
12本以上 ×0.98 / 24本以上 ×0.97 / 48本以上 ×0.95
至急便加算
翌日AM必着 +5% / 当日便 +12%
危険物・毒劇物
運賃別途 / 譲渡書類自動添付
18部署 稼働状況
部署ごとに「すき間業務」がどれだけ自動化されているか
| 部署 | 主な業務 | 月次取込件数 | 自動取込率 | 削減工数/月 | 状態 |
|---|---|---|---|---|---|
| 検査試薬部 | FAX注文・OCR取込 | 1,847 | 96.5% | 82h | 本稼働 |
| 臨床診断薬部 | FAX注文・規格確認 | 1,243 | 94.2% | 56h | 本稼働 |
| 分析機器営業部 | 見積依頼FAX・PDF | 623 | 91.8% | 38h | 本稼働 |
| 機器サービス部 | メンテ通知・保守受付 | 428 | 98.1% | 24h | 本稼働 |
| 研究機関営業部 | 大口・治験用ロット管理 | 312 | 88.4% | 42h | 本稼働 |
| 病院営業1課 | 大学病院・大規模病院対応 | 1,584 | 93.7% | 68h | 本稼働 |
| 病院営業2課 | 中堅・地域病院対応 | 1,289 | 92.4% | 52h | 本稼働 |
| クリニック営業部 | 診療所・クリニック対応 | 3,247 | 95.8% | 128h | 本稼働 |
| 物流センター | 出荷指示・配送便連携 | 2,189 | 97.2% | 86h | 本稼働 |
| 仕入管理部 | メーカー仕切PDF取込 | 412 | 99.0% | 32h | 本稼働 |
| 薬事・品証部 | 毒劇物管理・SDS発行 | 624 | 97.6% | 28h | 本稼働 |
| カスタマーサポート | 問合せ一次受付 | 847 | 76.4% | 14h | 展開中 |
| 返品・クレーム対応 | 不良品申請・代替手配 | 187 | 68.2% | 9h | 展開中 |
| 経理部 | 請求書突合・支払処理 | 312 | 62.1% | 22h | 展開中 |
| 人事部 | 勤怠・労務申請 | 128 | 42.0% | 6h | 予定 |
| 情シス | ヘルプデスク・ID申請 | 214 | 38.4% | 8h | 予定 |
| 法務・契約管理 | 取引基本契約 / SDS確認 | 42 | 31.0% | 3h | 予定 |
| 経営企画部 | HD連携レポート集計 | 28 | 29.0% | 4h | 予定 |
RPA × n8n 負荷バランス
既存RPAの負荷をn8nに逃すハイブリッド構成の運用状況
既存RPA（変更なし）
612 件/日
-66.4% vs 導入前
親会社管理の基幹システムへの直接書込が必要な業務のみRPAが担当。それ以外は全てn8nにオフロード。
n8n（新規追加）
1,247 件/日
安定稼働
基幹システムを参照のみ。書込先は社内の重発注システム・CRM・社内DBに限定。
RPA頭打ち問題 解消推移（直近6ヶ月）
設定 / 監査ログ
基幹システムへの参照クエリ・書込先・処理ログを完全可視化
アクセス権限
| 接続先 | 方式 | 権限 | 用途 | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| HD基幹システム（親会社管理） | API (REST) | 参照のみ | 顧客マスタ / 商品マスタ / 在庫 | 承認済 |
| 重発注システム（社内） | API (内製) | 読み書き | 受注書込 | 承認済 |
| 既存RPA (WinActor) | キューAPI | 参照のみ | 負荷分散・ステータス確認 | 承認済 |
| Salesforce | API | 読み書き | 個別要望書 → CRM起票 | 承認済 |
| OpenAI / Azure OpenAI | API | LLM呼出 | OCR / 抽出 / マッチング | 承認済 |